《mgrjob愛讀書》：凡事講求效率

(整理自「高效經理人的8個好習慣(Eight habits of highly efficient managers)｣，達觀出版， 柯維博士Dr. Stephen Covey著)

(一) 擬訂適宜的計劃：包含6個步驟: 確立目標、探尋完成目標的各種途徑、選定最佳途徑、將最佳途徑轉成每週每日的工作事項、編排每週或每日的行事次序並加以執行、定期檢查目標現實性及完成目標的最佳途徑的可行性，以上為實際採取行動前的一種思考模式。

(二) 高效率工作法則：發揮動力最佳方法是將一天的時間分割成獨立且有價值的小部分，專心完成其中一小部分，然後進行到下一小項，這樣可以改變工作的速度並不斷享受任務完成的成就感。人難免有惰性，告訴自己「要把艱難的任務當作敵人｣，把它打跑你就贏得休息時間。提高效率的方式因人而異，若你不適合早起那不要把重要的事排在一天的開始。假使你對工作產生厭倦，試試幾樣激勵自己的方法，例如在完成一天工作時獎勵自己、一天給自己一個主要目標、做每件事都給自己一個時間限度等。許多成功的人強迫自己做筆記或索引幫助記憶，他們同時用想像力勾勒出未來美景，刺激自己朝向既定的目標邁進。呈送出去的文件要要標示清楚，工作彙報前要充分準備。當發現效率良好的工作方法時，要記入工作手冊中讓大家分享，提高整體效率。

(三) 找出效率低下的根本原因：主管要明白有4種非本人所能控制的難題:主管的時間很容易變成屬於別人的時間、主管除非能毅然改變工作和生活的現實，否則將被迫忙於日常瑣碎的事情、主管的知識與長才，必須要能為公司內他人所用才能提高效率、領導者對公司外部的變遷必須要能快速反應，而不要只是透過公司的「過濾｣去解讀。

(四) 戰勝拖延，提高效率：有5個重要方法可以戰勝拖延:藉由建立短期目標去啟動前進動力，例如為自己建立一個10分鐘的目標，再用10分鐘使自己更接近目標而行動、為自己設立一個期限並再實現內完成目標、在每天或每週設定一段固定的時間，不受干擾專心地奉獻給目標中的事情、在遇到障礙時向你信得過而且對你的目標關心的友人尋求幫助，例如請他們在你遇到障礙或懈怠時給予建設性的建議或激勵、用適當語言激勵自己。除此之外，還要注意預留時間以免意外發生以及事先作準備。

(五) 效率比完美更重要：在商業而言時間就是一切，所以在時限內盡可能完成工作是商業鐵則。

(六) 努力提高員工的工作效率：激發員工的戰鬥力，是員工保持高效率是領導者成功的關鍵，因此主管要告訴屬下明確的目標與要求、提供屬下必要的資源及協助、解決屬下不能克服的困難、給予完成任務的屬下獎勵。最關鍵的是你要清楚什麼獎勵可以激勵他們，同時不要忘了要大聲、明確、不斷重覆地激勵部屬。

(七) 導正員工的競爭意識：向你的部屬灌輸競爭意識是很有必要的，群體內外的競爭會讓團體的潛力發揮。如果你的部屬競爭意識太強或群體中有衝突，你可以做的就是從各組中選出人來組成工作互助組，以建立一種近乎強制性質的交流體系，人們在一起工作的機會越多，對他人的了解就越深入，更樂於接受彼此。主管應該幫各群體找到共同點盡量使各群體間的特色加以發揮以利用其長處。

(八) 對下屬監督檢查，獎懲嚴明：主管應根據公司組織確定的目標、任務、經常檢查、督促部屬的工作，及即發現工作中的偏差以便總結經驗，糾正和彌補錯誤，推動工作進展。在組織中，應該有一種獎懲激勵機制，該表揚的、該獎勵的、該批評的、該懲罰的都該執行才能激勵上進，調動其積極性。

(九) 善用情感力量營造高效率的工作環境：只要主管頭腦清醒、善於運用，感情可以完全成為有建設性的力量，從而創造一個格調高尚且高效率的工作環境。主管應該如何動之以情? 注意自己的說話語氣、用詞、姿勢以及感情衝動時的反應、 當同事用良好的情緒趕然給你時，就開始把這種好情緒傳播出去、避免傳遞壞情緒、要注意你的表情，有時誤解也會傳播不好的感情，因此語氣和語言越能真實地表現你想說的內容，被誤會的機率越小。

本文同步發佈於http://www.facebook.com/pages/jing-li-ren-lie-cai-wang/156691604822