2010年5月12日 星期三

《mgrjob愛讀書》:在決策時保持頭腦的冷靜

(整理自「高效經理人的8個好習慣(Eight habits of highly efficient managers)」,達觀出版, 柯維博士Dr. Stephen Covey著)

(一) 要能果斷地做出決定:有學者分析過一萬六千人之後,發現領袖人物一向都是具備快速決斷能力的人,即使是對不太重要的事也是如此,而主管不僅擁有一項明確的主要目標,還有達成該目標的明確計畫與堅定的自信心,才能果斷下決定。

(二) 決策要有遠見和魄力:1929年發生世界經濟大危機,美國國際鋼鐵公司老闆威耶決定將員工薪資大幅減少低於同業水準,同時對員工發表一段動之以情的演說,讓員工明白老闆基於公司的存續與員工家計著想,不得不在景氣蕭條之際採取此方法延續公司的壽命,大家一起勒緊褲帶渡過難關。果然,國際鋼鐵公司安然渡過大蕭條並於景氣回升時又加薪。這個例子顯示領導者若能在緊急事件取得員工的共識,危機也能當作轉機。

(三) 讓你的頭腦冷靜下來:大多數的人在做一件事時,腦袋會想著另一件事,如果你的大腦不由自主地會轉移到那些讓你分散注意力的事件,表示你沒有專注在手上的這件事。此時你要想辦法把專注力完全放在手頭上的工作,一旦注意力集中,反而會放鬆,思維也會清晰。如果能夠每天一早都養成使自己心情平靜專注,並且保持冷靜的習慣,這樣工作起來會更有效率更有創造力。

(四) 提高自身的綜合分析能力:綜合分析能力是主管必備的思維能力,包含:調查、彙總、分析、判斷與推理等一系列的能力。提高綜合分析能力有兩方面:一為認真學習管理學、思維學、邏輯學與調查研究方法等相關知識,並且學以致用,長期地讓理論與實踐相結合才能奏效; 另一方面則要多動腦思考將知識轉化成能力。將每次的機會都當作鍛鍊育才與增加綜合分析能力的良機,認真的工作態度才能自我提升。

(五) 確定出「有意義和恰當的事項」:很多公司搞不清如何做規劃,根據麥克波特(Michael Poter)的說法「策略的實質就是確定什麼可以不必做」,也就是說制定策略的目的是「集中精力與資源去做好某些事」。下列幾點可以作為「確定做好有意義與恰當的事」:要認清不能做的事、確定出最有意義的事、學會抵制誘惑、確定和系統管理有關的事、所選擇的事要能與你的能量或資源相呼應。

(六) 依靠直覺,選擇資訊:在資訊爆炸的時代,如果閱讀過多的資訊就如同攝取過多的垃圾食物一樣無法吸收,因此聰明的主管要能以直覺在大量資料中去刪選出可用的資訊。

(七) 全面、準確地掌握資訊:決策離不開資訊,但是決策對資訊的基本要求如下:「準確、及時、適用、經濟」。決策時一定要收集與應用準確的資訊,並要確保資訊不失真、減少層級讓資訊傳遞管道暢通,確保資訊的及時性、資訊必需有用且適量有利於決策的制定與選擇、要盡量用最小的成本獲得最大的資訊,如果決策的制定成本大於決策實施後的獲益記不算是成功的決策。

(八) 正確決策的基本原則:1)目標明確:目標是決策的起點,一切活動的方向 2)掌握足夠的資訊:收集到準確的資訊還要研究、比較、整理、選擇等才能幫助決策 3)決策必須可行:要量力而為以減少失誤 4)高瞻遠矚準確預測:預測要有科學依據切勿主觀臆測 5)盡量從多個方案選擇:最好製作兩個以上的方案,而且從利中取大,弊中取小 6)廣泛徵求專家意見 7)留有餘地,及時調整 8)系統考慮諸多因素:運用系統分析的理論和方法進行決策是現代決策的重要特徵。

(九) 制定政策必須考慮的問題:1)政策必須適應任何情況不可自相矛盾:大公司在做全公司決策時要保留子公司的自主權已便適應各國文化 2)各項技術必須要有整體計畫:例如確定20年後公司要發展不破的玻璃,那麼就要考慮人在製造這種玻璃時所扮演的角色 3)廣泛參考部屬意見:如此一來政策執行起來更有可行性而執行者更有參與感 4)政策不能死板
(十) 避免決策中常犯的錯誤:要避免以下錯誤 1)依據表象記型決策 2)資訊不足就匆忙下決策 3)片面性決策 4)被過去經驗誤導 5)被情緒左右 6)混淆客觀事實與主觀意見 7)忽略基礎數字 8)害怕別人說三道四 9)害怕承擔責任 10)害怕錯誤,要求永遠正確

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