《mgrjob愛讀書》：公平合理地分派工作

(整理自「高效經理人的8個好習慣(Eight habits of highly efficient managers)｣，達觀出版， 柯維博士Dr. Stephen Covey著)

(一) 適才適所：天下沒有無用的人才，因此主管必須知人善任，組織要包含不同人才:具備戰略眼光與旺盛鬥志的指揮人才、知識淵博與堅持追求真理的回報人才、辦事公正及善於聯繫的監督人才、忠實肯能幹及任勞任怨的執行人才。主管應當允許員工在相對應的層級中不斷地協調適應自主運動，藉由各個層級的實踐、施展、鍛鍊、發揮自己的才能，接受工作的檢驗，進而各得其所。

(二) 更有效地分配工作：威爾許曾說過「進行工作分配和授權的主要好處是可使管理工作變得容易｣，是否善於分配工作和授權是區別領導者優秀與否的關鍵要素。分配給工作並授與權力是發展員工的最好途徑，成功的工作分配原於以下的幾個分權因素:選擇適合某項任務的部屬、信任部屬、講清楚要部屬完成的任務內容、講清楚工作責任與結果將如何被考核、給部屬足夠的權力來完成任務、設定專案進度及成績彙報的時間表、讓員工易於接近但不干涉其工作、任務完成要給予嘉獎。

(三) 從資源責任的角度來管理員工：主管對員工進行有效管理首先必須知道員工能做些什麼，避免把任務分給無訓練或沒有具備完成該任務技能的員工。可以與員工進行私下訪談，例如:你喜歡目前的工作嗎?最喜歡哪個部份?為什麼?想讓公司分派你什麼樣的工作?最擅長什麼工作?是否具備公司不知道的技能?最不喜歡那些工作?希望公司能如何運用你的技能?這一連串的問題可以幫助主管更明瞭員工。

(四) 提高員工績效的七個因素：1)目標:人們孜孜以求的新境界，不是要求也不是欲望，如果員工希望有成功表現，就要清楚公司希望自己達到什麼目標。2)標準:是目標的基本組成部分，要成功達成目標必須做到什麼事情。如果不知道用什麼來衡量目標有沒有實現，就不明白目標到底是什麼。3) 回報:指對按照一定的標準，向目標靠近過程中的情況所做的反應。4)機會:如果員工沒有表現的機會，就沒有任何結果。5)條件:在不過度干擾公司制度的情形下可以改變某修程序、甚至無法改變技術時至少可以提出它對工作績效的消極面影響。6)能力:「了解某事｣與「學會如何做｣是兩回事，培訓後要能將所學運用在工作上才有效。7)動機:訓練員工產生工作激情很不容易，但有時還是可以改進激發積極性的方法。

(五) 讓員工發揮全部潛力的措施：激發員工的戰鬥力，使員工保持高的工作效率，是主管成功的關鍵。比爾蓋茲提供以下建議值得借鑑:1)告訴屬下明確的目標與要求 2)提供必須的資源 3) 解決屬下不能克服的困難 4)給予完成任務的下屬獎賞。

(六) 學會授權：若主管把自己定位在解決問題上，員工不會學會自己負責;然而主管把自己轉換成領導者角色，團隊會開始建立責任歸屬觀念。

(七) 妥善地把工作委派給別人：以下步驟幫助主管提高效率、改進部門工作:1)選定需要委派他人去做的工作 2)選定能夠勝任工作的人 3)確定委派工作的時間、條件與方法 4)制定一個確切的委派計畫 5)將工作委派出去 6) 檢查屬下的工作進度 7)檢查與考核委派工作系統。

(八) 藉著回報，確保員工正確工作：主管必須正視回報、明確回報的目的、回報要具體及時、找出阻礙回報的原因、採取多樣化的回報形式。

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