2010年6月15日 星期二

《mgrjob愛讀書》:制度是know-how還是束縛?

(整理自「打造將才基因」,天下文化, 聯強集團總裁 杜書伍 著)

(一)「公司規定」是無能者的藉口:所有的公司辦法、規定、制度都有其政策目的、精神及經驗的道理。一個積極的追根究底者,在理解制度與辦法時,必會先理解其背後的政策精神及前人經驗的道理。這樣不但理解學習到寶貴經驗,實際執行時更因已抓住精神而能運用自如,而且當別人詢問此問題時,也能詳加解釋協助別人理解。然而只能回答「公司規定」者假若不是官僚心態或明知而不答,就是自己根本不了解只能用公司規定來搪塞。在組織中這類不求甚解的人肯定能力是乏善可陳,如果主管長期讓此種習慣存在組織之中,會讓部門氣氛死氣沉沉,造成劣幣驅逐良幣的反淘汰效應。因此主管應從小處著手、即時糾正,逐步導引出主動積極的組織現象。

(二) 避免「橫柴入灶」:工作上面臨很多問題(灶)時,不一定能一次就用對方法(柴),若持續用錯的方法而未意識要及時改變,就是陷入橫柴入灶的狀況。有的人做事方法是十年如一日,若不改變心態,很快就會被組織淘汰;另一種人是做事認真也有企圖心,但是多次使用錯誤方法卻仍是毫無成效,若是仍是不知變通或等待奇蹟殊為可惜。要改變上述方法,不妨嘗試養成「方法最多試三次」的習慣與機制,當一個方法試三次仍無效就要強迫自己回到原點重新思考,或是求助於主管,否則賠上自己的時間與公司資源。此外,因為外在環境變化迅速,在工作中要建立「半年後重新檢視的機制」,回頭檢察過去的做法也許會發現有改善空間,也是提升個人敏感度與避免工作方法過時的好方法。

(三) 本能判逆與理性叛逆:因為想要主動追求改善、勇於突破,所以叛逆是人類進步的重要因子,個人在歷經青少年期的「本能叛逆」,隨著不斷學習與體悟之後,逐步轉換到成年的「理性叛逆」。然而有的人卻無法順利將本能叛逆轉換成理性叛逆,甚至延伸至職場,如此容易產生單點思考、人際關係不佳、團隊合作能力低落、只挑喜歡的做等等令主管頭痛的行為。身為主管要偵測出屬下本能叛逆的嚴重程度,如果輔導這類人之後仍成效不彰,再聰明再有能力都要放棄; 而個人也要自我檢討,自己的本能叛逆成分有多高?如何將本能叛逆轉成理性叛逆? 從根源去挖掘阻礙自己成長的羈絆。

(四) 不管理解與否都要去做:理解能力跟個人悟性及閱歷有關,如果一定要理解才做,有時會變成「只做理解的事」或是因為骨子裡不認同該事。因此即使理解不理解某件事,可採「做中學」邊學邊做,只要用心一定可以體悟道理。真正掌握要理解才做事的人,對於無法理解的事也會先嘗試去理解或認知,經過深度思考才會發現哪些地方有問題,絕不會以不理解回應。

(五) 避免「人」的僵硬:制度辦法的由來是由有經驗的人,針對某項作業可能發生的不同狀況,加以整理分類後找出最好的處理方法,然後要求每個人都依照此方法來執行,讓作業的效率品質得以提升。制度是可以涵蓋所有狀況的,也就是說制度是活的,但是為何組織內有人會把制度執行得很僵硬?其問題在於人。大家要了解當出現異常或例外時,應報請主管來判斷,從中學習主管對特例或異常事務的判斷思考邏輯,提升自己的判斷力。同時要注意不要因為特例已經過主管判定,以為可以自行決行,因為時空的不同或策略思考的改變,而出現的相同狀況的裁決不同的結果。倘使特例的比例有攀升的跡象,應修改制度將其增列到涵蓋範圍之中,以避免每次有特例都要經由主管裁決,既耗時又會運作混亂。

(六) 形其無形:專業模式是無數前人依其長期累積的經驗,整理成一套最有效的方法,它是讓企業組織能有效運作的模式,新手學習時若能按照制度、流程學起,就能縮短學習曲線少走冤枉路。然而有的人看到要學習制度、流程,就刻板地認為過時、陳腐,因而自作聰明採「自以為是」的創新方法,不真心也不用心學習,因為對制度與運作模式缺乏正確認知導致專業門檻都跨不過去;還有的人是因為順從度高,一味地重視學得像,但未用心體悟制度流程與運作模式背後的精神,執行時會顯得僵化且無法靈活運用,最終就是拿「公司規定」作為擋箭牌。為避免上述情況,新人進入公司必須要認知:1)先要認知「制度」「流程」與「運作模式」的價值,了解其為企業專業模式之所在 2)要注意是否抓住背後的精神。這樣才能紮實而穩健地提高個人專業能力最終達到「隨心所欲而不逾矩」。

(七) 從生活中訓練井水與河水分清楚:企業若要維持生存,在經營管理上勢必要講求精緻化,才能讓營運成本下降的速度趕上毛利下滑的速度。在生活中因為講求精緻而培養出來對事物的鑑賞能力,對工作能力的提升有很大的幫助。在生活上訓練自己在面臨每件事物時,都能習慣性的先判斷其定位,準確掌握其特質與其他事情的差異而用最適當的方法去處理,磨鍊久了對奘握事情的精準度自然也隨之提高。生活上的練習反應在工作上的效果,則是對每件事都能精緻地判斷出差異,並採取最佳的方式處理。

(八) 到隔壁超商買東西不要開車:效能大的工具其優勢來自速度快,可重覆使用等特點,但相對的這類的工具初期建置成本通常較高,或需要比較長的準備時間,因此像效強大的工具比較適合用來處理大量的事物上。例如:網路教育訓練對長期且持續進行訓練散處各地的分公司員工是個好方法,但對只有十多人且集中在同一辦公地點的公司而言就沒有很大的必要性。一項好工具其應用重點是「善用」,而不是「多用」。

(九) 懶而美的文明:社會進步都因為人想偷懶想要改善,才會引發動腦減輕負擔,企業內也一樣,主管在該授權時要充分授權或簡化工作,主動尋求做事方法變通才能,讓效率提升保持競爭優勢。

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