《mgrjob愛讀書》：重視時間管理

(整理自「高效經理人的8個好習慣(Eight habits of highly efficient managers)｣，達觀出版， 柯維博士Dr. Stephen Covey著)

柯維博士（Dr. Stephen Covey）是美國時代雜誌（Time Magazine）推薦為全美最具影響力二十五位人士之ㄧ。在領導理論、家庭與人際關係、個人管理等領域素負盛名。其著作「與成功有約｣高踞美國暢銷書排行榜長達十餘年，在全球七十個國家以三十二種語言銷售超過一千兩百萬本，其他著作如《與領導有約》、《與時間有約》，也是近來相當暢銷的企管書籍；其他相關作品還有《與青春有約》、《與生活有約》等。

(一) 利用時間創造權力：主管日理萬機，採取行動前先問問自己「為什麼做這事? 怎樣做最好? 什麼時間做最好?｣，優質時間就是指精力與注意力可以最佳充分發揮的時間，也許一大早也許晚上，因人而異。把優質時間用來做重要的工作，其他時間則用來做不重要的事。時間被用來進一步創造全力的方法是: 利用自由行動加快事情進展或拖延事情進展。成功的領導者要比事情領先一步，例如：「如果明天還到不了就取消訂單｣或「我希望明早看到此份報告｣等利用時間作為強迫對方的工具。拖延戰術就是讓對方困難重重禁不起拖延，例如：故意拖長申訴磨垮對方鬥志等。

(二) 凡事井然有序、勝券在握：你不可能天生就能把事情弄得井然有序，但你要明白有序可提高工作效率，可以掌握自己的生活，基本原則如下：把要做的事依重要程度列表並設定完成期限；設定明確目標讓自己不迷失；循序建立計畫並隨時調整順序；每天查看行事曆；即使完成一件事仍要好好獎勵自己；從書架開始整理，丟掉無用的檔案文件，每日清除桌面。保持井然有序讓你能夠心靈平靜且掌握自我，進而才能有餘力追求理想。

(三) 學會安排工作的先後順序：實行「急事先辦｣與「一次只辦一件事｣的原則，當建立習慣就會逐漸清理過去積壓下來的問題。

(四) 先做重要的事情：依照「二八比例｣原則運用在工作、學習、生活可以讓生活更有節奏。

(五) 控制住你的「中間」時間：利用瑣碎時間可以回覆電話、檢查行事曆、檢查信件等，長期利用瑣碎時間可以讓自己成就更多事情。

(六) 找到時間浪費的癥結所在：客觀精準地將自己一天行程仔細紀錄以便了解工作模式，才知道生活上浪費多少精力在無益的小事上。

(七) 利用簡單的暗示幫助你節省時間：下列幾項暗示方法可以幫助你掌控時間:時間暗示；肢體暗示；停頓或沉默；開門見山說話暗示法；串通暗示法等等。

(八) 儘量避免來自下屬的打擾：頻繁的干擾會打亂你的工作排程，當部屬要找你，先問自己「打擾你的目的為何？是否有利工作？是否重要？是否有接待的必要？」。你可以在每天保留一段時間解決部屬的問題、鼓勵對方以最簡短的方式提問、對部屬問題馬上給予答案、明確規範每人的職責以減少職責不明帶來的問題等。

(九) 改掉浪費時間的不良習慣：工作時間與效率不成正比的原因來於三個：不善計畫及組織時間、被外部事件牽制、個性中的消極面（焦慮、優柔寡斷、拖拉、追求完美、注意力渙散、事必躬親）審視自己的缺點並想辦法改善，才能提高工作效率。

本文同步發佈於http://www.facebook.com/pages/jing-li-ren-lie-cai-wang/156691604822

《mgrjob愛讀書》：一次提升多位部屬的教導法

(整理自「好員工是教出來的｣，遠流出版， 松尾昭仁著)

(一) 教導成敗八成取決於事前的準備工作：事前準備包含:決定教授內容、整理重點事項、事前預發的預習內容以及事前的預排練。事前先做好一百二十分的練習就表示教導已經成功了八成。

(二) 讓學習者事先預習：事先指定專題書籍或參考資料讓參與者事先預習，參與者整體程度會比較整齊，教導者也比較容易掌握，因此會比完全沒準備的研習效果來得好。

(三) 瞬間消除學習者緊張情緒的方法：當學習者以輕鬆的態度聽課才會有學習效果，因此教導導者要先消除學習者的緊張態度，進而營造適當的學習氣氛與環境。可以透過「開口說話｣「活動身體｣「閒談｣三種方法舒緩學習者的緊張情緒，例如自我介紹、談談工作上的瓶頸、交換名片或輕鬆談談與自己行業也觀的內容等。

(四) 教導者緊張結巴：事前的充足準備自然產生信心，另外身邊準備一瓶水，方便聲音沙啞或因緊張而喉嚨乾涸隨時可喝水，如此也比較心安。

(五) 營造小小興奮感，學習更愉快：因為大多數的學習者無法長時間集中注意力，因此教導者要能讓學習者感到興奮或期待。首要之務是以笑容面對聽眾、態度積極、用字清晰、談話流暢。學習補習班裡的紅牌名師的教學態度，用心思考如何贏得學席者的心，以一種讓自己成為「學習服務的提供者｣的角度來面對學習者。

(六) 有效傳遞訊息的三撇步：有3種小技巧讓你把想說的話明確傳達給對方(1)說話速度要適中 (2)句尾的表達要清楚 (3)講到重點要壓低聲量輕聲說，讓學習者更專注傾聽。

(七) 有助學習的摘要與板書技巧：(1)講義上只寫出標題或重點，或是重點處留下空白，讓學習者填空以維持他的專注力 (2)口頭說明後有需要才將內容寫在白板上，而且留到最後才擦掉，讓學習者抄筆記用。

(八) 圖表使用得當有助學習者理解：重要核心內容可藉由圖像的視覺衝擊來強調以提高傳達效果，圖表的形狀要盡量簡化且單純，過多或複雜的圖表只會造成理解上的障礙。

(九) 借他人權威讓自以更具說服力：提出具有權威感的名字可以增加說服力，也學習者覺得感到心安有信賴感。

(十) 有人打瞌睡要如何處理：如果有人打瞌睡，站在教導者的立場要以多數人的利益為優先考量，因為要讓所有人都認真聽講是很困難的事。

(十一)藉由小組討論活絡學習：教導者要幫助學習者由「被迫學習｣的心態轉成「自主學習｣的態度，進行相互討論便會有自發性的結果出現，讓學習者萌生自發學習的動機。

(十二)將復習時間納入教學時間：可以將上課內容請學習者當場實際演練，在課堂中安排復習時間也會使教授內容濃縮，緊湊的流程會大幅提高學習吸收效果。

(十三)留意教學的時間與空間：教導者要嚴守教學時間並且讓上課環境保持良好學習狀態，例如溫度或噪音，讓學習者在不受干擾的空間進行學習。

本文同步發佈於http://www.facebook.com/pages/jing-li-ren-lie-cai-wang/156691604822

《mgrjob愛讀書》：適合各種類型部屬的「因材施教｣法

(整理自「好員工是教出來的｣，遠流出版， 松尾昭仁著)

(一) 白紙般的菜鳥：因為初學者沒有養成「怪異的習性｣，也沒有受制於一些先入為主的成見，像海綿一般會努力吸收教導者所說的每一句話，所以初學者是最好教的。教導者最重要的工作是「先傳授基本技巧｣，再耐心教導並幫助對方確實建立一套「模式｣，只要確實重覆基本動作基本，就能培養堅強實力。

(二) 對教法不滿的部屬：會對教導方法有所不滿的類型，通常發生在對內容一知半解的人，而這些少許的經驗正是罪魁禍首，使他陷入自我中心思考的模式。面對這樣的學習者先跟他強調「教導者與學習者的立場不同｣及讓對方明白「學習者若不能敞開心胸是無法進步的｣，同時告知幾招具有立即功效的方法讓他去實行，當教導者的方法見效，他就比較會認同教導者的方法。

(三) 莫名自信的員工：因為社會環境使然，現在很多年輕人抱持莫名的自信，自信固然是跨出第一步不可或缺的條件，但是過度自信會在學習時輕忽所學內容。遇到這類的學習者，乾脆停止教學、讓他做做看，若做得好沒話說，若做不好他應該會了解自己必須更認真學習，回到初學者的起點。學習者與教導者都要明白學習階段要有真誠虛心的態度，才是成長秘訣。

(四) 成天擔心失敗的員工：完全沒自信的員工確保安全的方法就是「只做最低限度的事｣，但是維持現狀就是不進則退。對於這類員工，要先告訴他「做不好的話我會處理｣「如果發生問題，我會負責｣「這不會有風險，儘管放心去做｣等話讓部屬感覺失敗風險降到最低。若對方仍是不肯行動就明確告訴他，現在不是明哲保身就能安享天年到退休，清楚讓對方知道「不肯挑戰新事物將在公司失去立足之地｣。

(五) 比自己年長的部屬：在教導年長部屬時，要表現出「倚靠、信賴｣的禮貌態度，例如:坦白詢問對方「我本身對這方面還不是很有經驗希望您能教教我｣，這樣不但自己可以學習，最重要的是與對方建立良好的溝通，就算自己已知的事，倘若需要或許可以配合演出「大膽地請教｣對方。但是當面對年長部屬在工作中需要改進之處，就需要明確傳達改善的方法。

(六) 年齡差距懸殊的年輕部屬：年輕世代有其優秀之處，因此教導者在對方表現出色時就坦然認同他「做得不錯｣並大大誇獎。但是教導者也要適度展現出對方「絕對無法相提並論｣的強勢姿態，例如依照自己經驗表現一些難度較高的工作或理論，適時拉開彼此距離，讓對方感覺到「太厲害了!我還差遠哩!｣。教導者與學習者之間的分際拿捏合宜，才會讓教導者建立權威，而學習者態度才不會鬆懈。

(七) 缺乏學習度動力的部屬：現再派遣或兼職工讀流行，對於只想待在公司胸無大志的員工可以適時給予壓力「只想維持現狀我不能保證你能待多久｣; 對於派遣或兼職人員要告知「多學習也許有機會變成正職｣。身為教導者也不要認為對方不是正職員工就降低標準，因為這樣的心態會讓組織運作能力日益衰退。只要是部屬就到教導對方使其有競爭力，讓對方感受到工作的意義與樂趣。建構一個以主管為中心，讓部屬覺得「想在這個團隊多待一些時間，希能一直在此工作｣的工作環境是很重要的。無論哪個年代，離職最大原因都是因為溝通不足，導致人際關係出問題。因此不管對方是什麼身分的員工，都必須努力激發他們的熱情與幹勁，而這項工作是優秀主管不容懈怠的要務。

(八) 衝過頭的部屬：對於熱情有有餘但小地方掌握不到重點的部屬，主管要先尊重對方熱情，並在他想要付出熱情時在旁給予溫暖的支持。如果成功了，動力十足的人才也許會更加把勁; 如果失敗了，也要先肯定他的努力，然後找機會從中探討反省，共同思考怎麼做才可以達到更好的效果。也就是說，不潑員工冷水，讓他覺得努力沒有白費是主管職責之一。

本文同步發佈於http://www.facebook.com/pages/jing-li-ren-lie-cai-wang/156691604822