《mgrjob愛讀書》：公平合理地分派工作

(整理自「高效經理人的8個好習慣(Eight habits of highly efficient managers)｣，達觀出版， 柯維博士Dr. Stephen Covey著)

(一) 適才適所：天下沒有無用的人才，因此主管必須知人善任，組織要包含不同人才:具備戰略眼光與旺盛鬥志的指揮人才、知識淵博與堅持追求真理的回報人才、辦事公正及善於聯繫的監督人才、忠實肯能幹及任勞任怨的執行人才。主管應當允許員工在相對應的層級中不斷地協調適應自主運動，藉由各個層級的實踐、施展、鍛鍊、發揮自己的才能，接受工作的檢驗，進而各得其所。

(二) 更有效地分配工作：威爾許曾說過「進行工作分配和授權的主要好處是可使管理工作變得容易｣，是否善於分配工作和授權是區別領導者優秀與否的關鍵要素。分配給工作並授與權力是發展員工的最好途徑，成功的工作分配原於以下的幾個分權因素:選擇適合某項任務的部屬、信任部屬、講清楚要部屬完成的任務內容、講清楚工作責任與結果將如何被考核、給部屬足夠的權力來完成任務、設定專案進度及成績彙報的時間表、讓員工易於接近但不干涉其工作、任務完成要給予嘉獎。

(三) 從資源責任的角度來管理員工：主管對員工進行有效管理首先必須知道員工能做些什麼，避免把任務分給無訓練或沒有具備完成該任務技能的員工。可以與員工進行私下訪談，例如:你喜歡目前的工作嗎?最喜歡哪個部份?為什麼?想讓公司分派你什麼樣的工作?最擅長什麼工作?是否具備公司不知道的技能?最不喜歡那些工作?希望公司能如何運用你的技能?這一連串的問題可以幫助主管更明瞭員工。

(四) 提高員工績效的七個因素：1)目標:人們孜孜以求的新境界，不是要求也不是欲望，如果員工希望有成功表現，就要清楚公司希望自己達到什麼目標。2)標準:是目標的基本組成部分，要成功達成目標必須做到什麼事情。如果不知道用什麼來衡量目標有沒有實現，就不明白目標到底是什麼。3) 回報:指對按照一定的標準，向目標靠近過程中的情況所做的反應。4)機會:如果員工沒有表現的機會，就沒有任何結果。5)條件:在不過度干擾公司制度的情形下可以改變某修程序、甚至無法改變技術時至少可以提出它對工作績效的消極面影響。6)能力:「了解某事｣與「學會如何做｣是兩回事，培訓後要能將所學運用在工作上才有效。7)動機:訓練員工產生工作激情很不容易，但有時還是可以改進激發積極性的方法。

(五) 讓員工發揮全部潛力的措施：激發員工的戰鬥力，使員工保持高的工作效率，是主管成功的關鍵。比爾蓋茲提供以下建議值得借鑑:1)告訴屬下明確的目標與要求 2)提供必須的資源 3) 解決屬下不能克服的困難 4)給予完成任務的下屬獎賞。

(六) 學會授權：若主管把自己定位在解決問題上，員工不會學會自己負責;然而主管把自己轉換成領導者角色，團隊會開始建立責任歸屬觀念。

(七) 妥善地把工作委派給別人：以下步驟幫助主管提高效率、改進部門工作:1)選定需要委派他人去做的工作 2)選定能夠勝任工作的人 3)確定委派工作的時間、條件與方法 4)制定一個確切的委派計畫 5)將工作委派出去 6) 檢查屬下的工作進度 7)檢查與考核委派工作系統。

(八) 藉著回報，確保員工正確工作：主管必須正視回報、明確回報的目的、回報要具體及時、找出阻礙回報的原因、採取多樣化的回報形式。

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《mgrjob愛讀書》：用人和管人是一門藝術

(整理自「高效經理人的8個好習慣(Eight habits of highly efficient managers)｣，達觀出版， 柯維博士Dr. Stephen Covey著)

(一) 實現選才思維的轉變：現代主管為了用好人才，必須實現選才思維的轉變，具體包括以下幾點，例如: 招聘是人資的源頭活水，是取天下之人才為我所用的第一關，因此人才招聘需與公司長期人力規劃配套、主動積極藉由各種管道，以平等/尊重/合作的態度吸引人才加入公司、要重視並培訓內部複合型人才，同時要重視從外部提前引進戰略型人才與管理型人才進行儲備、建立完善的職涯規劃、吸收年輕敏捷的應屆畢業生進行培育、內部人資必須永遠充滿活力隨時保持啟動狀態、在風險可控的模式下可以展開與外部人才團隊合作、招聘時要找出與企業文化可以契合的人才、向帶來新觀點與新思維的新同事學習，而不是只想同化新同事、招聘的人才必須具備良好的綜合能力。

(二) 把網羅人才放在首要位置：鋼鐵大王卡內基就是一位善於網羅和使用人才的領導者，他龐大財富就是團隊智慧的結晶。知人善任是他成就事業的第一要訣，不忌才、不疑才、肯啟導人、栽培人、仁人愛物所以變成商賈中之王者。

(三) 尋找認真做事的人：公司要找的主管應該是能夠一心一意追求成功、有理念及眼光、完成任務的能力是否優秀、善於表達與認真做事、長於溝通協調及能激發員工士氣、敏於應變與遇困難時會果斷處理，而不要以教育程度與聰明才智作為取決主要條件。

(四) 善用偏才和有缺點的下屬：用人要取其專才與適才適所。使用偏才要注意:不要以短處而捨其長處、不要以自己的長處衡量別人、不要因小過而失人才、正當使用偏才的勇氣與勇氣、用偏才的長處要懂得遮蓋一點其短處不讓他難堪、對有雄才大略者不要計較期短處，對高尚道德者不要挑其小毛病。在人才使用上，要能「用其所長｣還要「短中見長｣，長短處是相伴相生的，因此發展長處是克服短處的方法。

(五) 積極從企業內部挖掘人才：合理調整企業內部人才使用可以讓人才進行良性競爭。固定時間就進行內部輪調讓員工學習新知、放手讓B級人做A級事可以激發B級人的上進心，而且發揮潛力促進B級人升級、採取「全員決策｣讓基層員工可以邀請出席決策討論會，可以讓員工對公司各項工作更關心，發覺選拔人才，降低培養人才成本，激發人才創新精神。

(六) 做出正確的用人決策：做出正確人員晉升與人員配置的決策有以下的步驟:仔細考慮任命的原因與目標，職位應該是客觀的不能因人設事、初定「一定數目｣的被選人才，以尋找候選人的長處為出發點、把廣泛的討論作為選拔程序中一個正式的步驟、確保任命人理解職位。

(七) 知人善任，用人之所長：有效主管要問「他貢獻了些什麼｣與「他能做些什麼｣，而不要問「他能跟我何得來嗎｣或「他不能做些什麼｣。

(八) 正確地認識和運用領導者的權力：真正要實施高效率的領導與指揮，必須形成一定的權威，權威的樹立來自領導者的品德和能力，作為領導者要掌握個人影響權的基本要領:要創造有卓越有成效的實績、要公正清廉信任愛護部屬、身教重於言教、努力提高自身素質等。

(九) 採用「人性化管理」的方式：主管應該愛護手下每一個人，主管有責任不聘用那些無法勝任的人，但是若是已經聘用了，就要幫他找一條出路。

(十) 告誡個性不受歡迎的員工：若某員工很有工作能力但個性不受歡迎，作為主管要明白這種行為起源於脆弱的心理狀態，這種人渴望感情，需要與他人接觸，渴望被承認和接受。若他還願意聽你的，跟他達成協議在他每次做出讓他人難受的行為時提醒他，因為有時他自己有沒意識到。若你的小心與溫和仍沒奏效，那就直接了當告訴對方。

(十一)慎重做出解雇或者替換經理的決定：首先針對該負責的部屬進行績效評估，了解問題的所有細節，哪些事是該做而未做的，是否在努力推進業績的增長; 然後看看各方回報的結果，了解其他員工對他的考核; 再來才是拷他的才能與技術配合問題，他是否放對位置、是否有足夠的才能去完成目前工作。上述因素都考量過後再做是否要解雇或替換的決定。

(十二)留住人才，使之發揮積極性：在管理過程中注意對人才的培養，讓人才與單位融合為一，組織要能回應員工的期待，當決策與員工拉遠距離時，參與感不見了，員工會感到積極的工作態度消失，煩躁與失落不安會伴隨，即使高薪也不見得留得住優秀人才。只有當主管建立營造公正等與融洽的工作環境，經常與人才溝通，提拔重視人才，合宜的薪資等，員工在領導者的帶領下才能產生自我價值成就感，願意認真工作。

(十三)儘量留住要跳槽的員工：當優秀的員工要跳槽時，以下方法不妨試試: 立即與該員工懇談、先封鎖消息、傾聽心聲、全力慰留等。

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《mgrjob愛讀書》：凡事講求效率

(整理自「高效經理人的8個好習慣(Eight habits of highly efficient managers)｣，達觀出版， 柯維博士Dr. Stephen Covey著)

(一) 擬訂適宜的計劃：包含6個步驟: 確立目標、探尋完成目標的各種途徑、選定最佳途徑、將最佳途徑轉成每週每日的工作事項、編排每週或每日的行事次序並加以執行、定期檢查目標現實性及完成目標的最佳途徑的可行性，以上為實際採取行動前的一種思考模式。

(二) 高效率工作法則：發揮動力最佳方法是將一天的時間分割成獨立且有價值的小部分，專心完成其中一小部分，然後進行到下一小項，這樣可以改變工作的速度並不斷享受任務完成的成就感。人難免有惰性，告訴自己「要把艱難的任務當作敵人｣，把它打跑你就贏得休息時間。提高效率的方式因人而異，若你不適合早起那不要把重要的事排在一天的開始。假使你對工作產生厭倦，試試幾樣激勵自己的方法，例如在完成一天工作時獎勵自己、一天給自己一個主要目標、做每件事都給自己一個時間限度等。許多成功的人強迫自己做筆記或索引幫助記憶，他們同時用想像力勾勒出未來美景，刺激自己朝向既定的目標邁進。呈送出去的文件要要標示清楚，工作彙報前要充分準備。當發現效率良好的工作方法時，要記入工作手冊中讓大家分享，提高整體效率。

(三) 找出效率低下的根本原因：主管要明白有4種非本人所能控制的難題:主管的時間很容易變成屬於別人的時間、主管除非能毅然改變工作和生活的現實，否則將被迫忙於日常瑣碎的事情、主管的知識與長才，必須要能為公司內他人所用才能提高效率、領導者對公司外部的變遷必須要能快速反應，而不要只是透過公司的「過濾｣去解讀。

(四) 戰勝拖延，提高效率：有5個重要方法可以戰勝拖延:藉由建立短期目標去啟動前進動力，例如為自己建立一個10分鐘的目標，再用10分鐘使自己更接近目標而行動、為自己設立一個期限並再實現內完成目標、在每天或每週設定一段固定的時間，不受干擾專心地奉獻給目標中的事情、在遇到障礙時向你信得過而且對你的目標關心的友人尋求幫助，例如請他們在你遇到障礙或懈怠時給予建設性的建議或激勵、用適當語言激勵自己。除此之外，還要注意預留時間以免意外發生以及事先作準備。

(五) 效率比完美更重要：在商業而言時間就是一切，所以在時限內盡可能完成工作是商業鐵則。

(六) 努力提高員工的工作效率：激發員工的戰鬥力，是員工保持高效率是領導者成功的關鍵，因此主管要告訴屬下明確的目標與要求、提供屬下必要的資源及協助、解決屬下不能克服的困難、給予完成任務的屬下獎勵。最關鍵的是你要清楚什麼獎勵可以激勵他們，同時不要忘了要大聲、明確、不斷重覆地激勵部屬。

(七) 導正員工的競爭意識：向你的部屬灌輸競爭意識是很有必要的，群體內外的競爭會讓團體的潛力發揮。如果你的部屬競爭意識太強或群體中有衝突，你可以做的就是從各組中選出人來組成工作互助組，以建立一種近乎強制性質的交流體系，人們在一起工作的機會越多，對他人的了解就越深入，更樂於接受彼此。主管應該幫各群體找到共同點盡量使各群體間的特色加以發揮以利用其長處。

(八) 對下屬監督檢查，獎懲嚴明：主管應根據公司組織確定的目標、任務、經常檢查、督促部屬的工作，及即發現工作中的偏差以便總結經驗，糾正和彌補錯誤，推動工作進展。在組織中，應該有一種獎懲激勵機制，該表揚的、該獎勵的、該批評的、該懲罰的都該執行才能激勵上進，調動其積極性。

(九) 善用情感力量營造高效率的工作環境：只要主管頭腦清醒、善於運用，感情可以完全成為有建設性的力量，從而創造一個格調高尚且高效率的工作環境。主管應該如何動之以情? 注意自己的說話語氣、用詞、姿勢以及感情衝動時的反應、 當同事用良好的情緒趕然給你時，就開始把這種好情緒傳播出去、避免傳遞壞情緒、要注意你的表情，有時誤解也會傳播不好的感情，因此語氣和語言越能真實地表現你想說的內容，被誤會的機率越小。

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